O back office estratégico: um novo significado para vencer ou morrer

Valter Pieracciani, sócio-fundador da Pieracciani Consultoria (Foto: Divulgação)

Operar com eficiência, ou seja, comprar, manufaturar e vender bem, é tudo que um CEO precisa fazer para obter sucesso, certo? Errado! Há muito tempo isso não basta.

Assegurar processos de apoio competitivos tem sido um dos mais poderosos diferenciais para se manter à frente da concorrência. Mais do que isso: em muitos casos, a gestão que acontece atrás das cortinas é determinante para a vida ou morte das empresas.

É até difícil de explicar. A expressão “back office” abrange muito mais do que processos de apoio. Ultrapassa as áreas administrativas e de suporte e se estende a assuntos regulatórios, ambientais e sociais, gestão estratégica dos recursos e, prioritariamente, ao tratamento dado a questões tributárias e fiscais. Por exemplo, o uso otimizado dos incentivos e financiamentos subsidiados.

Em muitos casos, especialmente no Brasil, o back office cumpre um papel estratégico e, em alguns casos, pode ter impactos mais relevantes do que a eficiência nas clássicas áreas operacionais. Os motivos todos conhecemos: a esquizofrenia fiscal, a aversão e desconfiança em relação ao que é oferecido pelos governos e ao financiamento público, o emaranhado regulatório e outros campeões brasileiros que gestores conformados preferem apelidar de Custo Brasil. Com isso, perdem oportunidades concretas de diferenciação.

Os chamados bastidores da gestão seguem relegados a um segundo plano por muitos CEOs. Carregam a herança maldita da era da reengenharia que procurou nos “desensinar” propondo que processos que não tangenciassem diretamente o cliente significavam apenas custos e deveriam ser eliminados.

Talvez isso valesse pontualmente, para compra de materiais de consumo, por exemplo. De resto, foi a miopia que levou muitas empresas a fecharem as portas por problemas legais ou mesmo pela debandada de clientes insatisfeitos com a falta de suporte.

Visão estratégica e inteligência embarcadas no back office

Há cerca de dez anos, assessoramos uma multinacional que focava nos processos administrativos como nenhuma outra empresa que conhecíamos. As áreas fiscal e tributária recebiam tratamento estratégico. Pessoas incrivelmente competentes lideravam as atividades de suporte e aí já aparecia uma importante diferença. Muitas empresas ainda acreditam que podem colocar gestores mais juniores ou menos qualificados no back office.

Essa companhia tinha sido uma das primeiras a estabelecer processos sofisticadíssimos de negociação que envolviam, inclusive, intervenção e desintermediação ao longo da cadeia de suprimentos. Seus indicadores de eficiência no back office eram estarrecedores.

Um deles tornou-se orgulhosamente um recorde para nós que os assessorávamos: 72,6% de tudo o que se investia em inovação era recuperado ou nem sequer saía do caixa da empresa, graças ao uso especializado e otimizado de uma ampla cesta de incentivos e financiamentos disponíveis que outros não usavam.

Já imaginou? Quase três quartos do que você investe para inovar e competir não precisar sair do caixa!

Por meio do SBO, Strategic Back Office, ou gestão estratégica dos processos de apoio, tributos, incentivos, financiamentos, gestão do caixa e dos recursos, uma contabilidade voltada a resultados, serviços legais e paralegais, questões regulatórias, gestão da ESG, do compliance e outros temas que historicamente ocupavam o subsolo passaram para o andar de cobertura junto com a operação.

Em uma empresa onde pudemos aplicar o SBO, a área de inovação é liderada por uma dirigente de compras. Não para espremer fornecedores, como habitualmente se faz, mas sim porque entenderam haver um evidente impacto na inovação quando a companhia engaja e recompensa com volume os fornecedores que proporcionam inovação. Mensalmente esses fornecedores são convidados a participar de “innovation days” com as equipes internas para co-criação de soluções.

Nada de choradeira, queixas do governo, do país; apenas visão estratégica e inteligência embarcadas no back office. Os melhores dentre os melhores liderando áreas desprezadas pelos competidores.

O conceito vai além disso: procuramos dissolver as fronteiras que sempre existiram entre administração e operações. Romper os silos.

Passamos a capacitar operadores, engenheiros, líderes de produção e de vendas para pensarem com a cabeça dos gestores administrativos. Ao fazê-lo, realizam melhor o trabalho e obtêm resultados superiores. Por exemplo, nomeando e descrevendo um projeto de modo a utilizar todo seu potencial de incentivos, lançando e pré-classificando despesas, e assim por diante.

Aos administrativos tornamos essencial pensar estrategicamente. Redesenhar suas estruturas organizacionais e societárias para assegurar máximo, coerente e seguro uso das oportunidades.

O SBO está aí fazendo a diferença entre os vencedores, enquanto outras empresas seguem incapazes de obter eficiência máxima nas áreas de suporte. Muitas sequer medem esse desempenho.

Acordarão tarde demais, tendo perdido a competição sem sequer entender o porquê.